Comment utiliser une caisse enregistreuse ?

Comment utiliser une caisse enregistreuse ?

La caisse enregistreuse est un outil qui permet de gérer efficacement les encaissements après la réalisation des ventes. Sur le marché, elle existe en plusieurs modèles pour répondre aux besoins de tous. Dans cet article, nous vous expliquons le mode de fonctionnement de cet outil très utile dans la gestion financière des entreprises.

Caisse enregistreuse : qu’est-ce que c’est ?

Une caisse enregistreuse est un ensemble d’appareils (machine à calculer, clavier, imprimantes et un tiroir-caisse) permettant d’encaisser les transactions de vente au niveau des comptoirs. Elle est une solution informatique pour aider les caissiers ou propriétaires de magasins à gérer les ventes réalisées.

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L’outil dispose d’un mécanisme qui permet de faire la lecture du prix des articles par code-barres, de multiplier les articles de la même catégorie, de faire l’addition de l’ensemble des articles et d’imprimer le total sur un ruban.

Quels sont les avantages à utiliser une caisse enregistreuse ?

L’importance de l’utilisation de la caisse enregistreuse se justifie à plusieurs niveaux. D’abord, elle permet une meilleure gestion de la caisse. L’informatisation de la gestion de la caisse permet aux entreprises d’avoir une maîtrise des transactions qui se déroulent au niveau des comptoirs.

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La caisse enregistreuse évite aux employés de travailler manuellement et de faire des calculs mentaux avant de totaliser les achats effectués par les clients. Cela réduit les risques d’erreurs et constitue un gain de temps précieux non seulement pour l’entreprise, mais aussi pour les clients. L’outil reste une solution très efficace contre les vols des employés au niveau de la caisse.

Comment utiliser une caisse enregistreuse ?

Pour utiliser une caisse enregistreuse, il faut suivre certaines étapes.

Mise en place

Avant tout, il faut procéder à l’installation de la caisse en la posant sur le comptoir où l’endroit prévu pour l’accueillir une fois acquise. Préférez un branchement direct que d’utiliser une rallonge. Placez les piles avant de passer à la programmation de la caisse. Les piles permettent d’assurer la sauvegarde des données en cas de coupure de l’énergie électrique.

Recharger l’appareil

Ensuite, vous devez installer le rouleau de papier qui sert de reçu à la fin des transactions. Pour ce faire, ouvrez le compartiment destiné à recevoir le rouleau de papier puis insérer le rouleau dans le compartiment. Vous devez dérouler le papier jusqu’à l’avant du registre. Ceci permettra de découper le papier après chaque opération effectuée. Pour finir, appuyez sur la touche « Avance papier » pour actionner le mécanisme.

Mise en marche

Après l’insertion du rouleau de papier, vous devez maintenant mettre votre outil en marche. Mais avant, assurez-vous de déverrouiller le tiroir-caisse sans enlever la clé. Pour mettre en marche la caisse, il faut appuyer sur la touche On/Off située à l’arrière ou sur le côté. Certaines caisses sont munies d’une clé à tourner pour son démarrage. Si vous avez une caisse du genre, tournez simplement la clé sur « REG » pour faire fonctionner la machine.

Programmation

Après avoir mis en marche la caisse, il faut maintenant la programmer en fonction des catégories d’articles ou produits et des éventuelles taxes. Pour la programmation proprement dite, appuyez sur la touche « PROGRAM » ou mettre la clé de mode sur « PRG » selon le type de caisse enregistreuse dont vous disposez. Pour mieux réussir la programmation, nous vous conseillons de faire recours au manuel d’instruction.

Utilisation

Une fois que votre caisse est programmée, vous pouvez effectuer des opérations. Mais attention ! Il ne faut surtout pas oublier de créer des identifiants et mots de passe pour les différents utilisateurs de la caisse. Cela permet de bien suivre les ventes réalisées. Lorsque vous devez réaliser une transaction, vous saisissez le prix exact du produit sur le clavier ou vous identifiez le prix par code-barres. La caisse enregistre automatiquement cette donnée dans sa mémoire et vous évite de refaire la saisie à votre prochaine transaction.

Après avoir saisi les différents articles, il faut appuyer sur la touche « sous total » pour connaître le montant total des articles achetés toute taxe comprise. Pour obtenir le reçu d’achat, appuyez sur la touche « Avance papier ». Pour le paiement de la transaction effectuée, le client choisira le mode qui lui convient. Généralement les paiements se font en espèces, par carte de crédit ou par chèque.

Voilà, vous savez désormais comment utiliser une caisse enregistreuse. Veuillez-vous en procurer pour la sécurité des ressources financières de votre entreprise.

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