Dans l’ère du numérique, les grandes firmes aussi bien que les petites entreprises doivent s’adapter aux enjeux du Big Data. En effet, lorsqu’il est question de traitement de données à caractères personnelles, il est nécessaire de se soumettre au nouveau règlement européen. La maîtrise des données personnelles avec la nouvelle réglementation européenne permet de garantir les droits des personnes tout en responsabilisant les entreprises qui font de la collecte de données. Le règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) a été notamment mis en application le 25 mai 2018. Dans cet article, retrouvez toutes les informations utiles pour permettre aux petites entreprises d’assurer la mise en conformité au RGPD.
Les petites entreprises sont-elles concernées par le RGPD ?
Le nouveau règlement européen concerne toutes les entreprises ainsi que les sous-traitants qui traitent des données à caractère personnel. En effet, la taille de l’entreprise n’est pas un critère déterminant pour la mise en application ou non des nouvelles obligations relatives à la protection des données personnelles.
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Le RGPD concerne aussi bien les organismes privés que publics quels que soient leur taille, le nombre de leurs employés ou encore leurs activités. Il s’agit d’un nouveau règlement qui s’applique à toutes les entités inscrites sur le territoire de l’Union européenne qui font de la gestion de données et qui traitent les données collectés. Il est en de même pour les entreprises en dehors du territoire qui propose des sites dans le territoire de l’Union européenne. Ces dernières sont également tenues de respecter le RGPD.
Ainsi, le RGPD concerne tous les organismes qui traitent des données à caractère personnel que ce soient pour leur compte ou pour le compte d’autres entités. De ce fait, les petites entreprises ont l’obligation d’assurer la protection des données qu’elles vont collecter grâce à un système de data protection efficace, à la mise en place d’un registre des traitements et en choisissant un DPO. Toutes formes d’infraction ou de violation du RGPD font l’objet de sanctions instaurées par le CNIL.
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En quoi consiste le traitement des données personnelles ?
Le traitement des données personnelles rassemble toutes les opérations qui portent sur les données personnelles. Au-delà de la collecte de données, il peut s’agir d’enregistrement, de gestion, de conservation, d’analyse, de consultation de diffusion ou encore de modification de données personnelles. C’est pourquoi les petites entreprises qui utilisent des données personnelles doivent également appliquer les nouvelles réglementations autour de la protection des données sensibles. Mais comment définit-on une donnée personnelle ?
Vous traitez ou collectez des données personnelles lorsque vous utilisez des informations qui se rapportent à une personne physique identifiable. Il existe notamment plusieurs critères qui permettent de d’identifier une personne. De manière directe, une personne est identifiée grâce à son nom et à son prénom.
Des informations indirectes peuvent également mener à son indentification telles qu’un numéro d’identifiant, des données génétiques, un numéro de téléphone, une identité virtuelle, une image ou encore une voix. Vous pouvez avoir plus d’informations en visitant le site https://dpo-consulting.fr/les-petites-entreprises-face-au-poids-du-rgpd/.
Comment mettre en conformité les petites entreprises ?
Pour se mettre en conformité au règlement général de la protection de données, les petites entreprises doivent mener différentes actions, à savoir la tenue d’un registre de traitement des données, le tri des données utiles, le respect des droits des personnes concernées et la sécurité des données collectées.
Le registre de traitement des données permet de lister les activités de l’entreprise qui nécessitent la collecte de données. Il peut s’agir de la gestion des clients, des études marketing, des statistiques de vente ou encore pour un recrutement. Le registre doit ainsi contenir plusieurs fiches qui recensent chaque activité avec les objectifs attendus et les catégories des données. Lorsque les fiches sont établies, il est nécessaire de déterminer les personnes qui ont accès aux données ainsi que la durée de conservation des données collectées.
En outre, le registre de traitement des données permet de faire un tri dans les données que vous collectez. Il est important que les données que vous collectez soient utiles à vos activités, que les personnes qui ont accès aux données sont bien habilitées pour ce travail et que le délai de conservation n’est pas dépassé. Pour respecter les droits des personnes concernées, les petites entreprises doivent les informer à chaque fois qu’ils utilisent leurs données.
Pour cela, tous les supports utilisés par l’entreprise doit contenir les mentions d’informations nécessaires comme l’autorisation de traiter ou d’accéder aux données personnelles, la durée de conservation des données et l’exercice de leurs droits. Bref, chaque entreprise doit garantir la sécurité des données dont elle dispose en mettant en place des mesures informatiques ou physiques adaptées.